Cinco Consejos para hacer que tu Proyecto Fracase.

¿Sabes cómo hacer para que tu proyecto fracase? En las siguientes líneas te voy a explicar cómo hacerlo. ¡Te diré como hacerlo todo mal!, sí, estás entendiendo correctamente, voy a comentarte lo que no se debe hacer cuando gestionas un proyecto. ¡Espero te sirva de ayuda!

Siga estos 5 consejos para entregar tu proyecto fuera de cronograma, fuera de presupuesto y de paso hacer miserables a tus clientes...

Paso 1 - Nunca Planifiques:

"¿Cuál es el objetivo de la planificación, si sabemos que en algún momento, nadie sigue los planes forma alguna? A las finales los planes se imprimen, son olvidados y puestos en un archivador. Entonces, tal vez sería mejor remangarnos las mangas y ponernos a trabajar en el proyecto desde su arranque, ¿Qué sentido tiene desarrollar un plan?”

El problema es que lo más probable es que tengas muchos atascos para lograr tus entregables, lo cual incrementa el costo y el tiempo de ejecución del proyecto. Un sabio dijo una vez: "Si no puedes planear, entonces planeas fallar". Así que la planificación tiene que ver con asegurarse de que tu equipo y equipos externos involucrados hagan correctamente los trabajos adecuados en el momento oportuno. Sólo si planificas, puedes estar seguro que vas a entregar el proyecto a tiempo.

Paso 2 – No comuniques nada:

“¿Por qué tengo que decirle a todos lo que está pasando todo el tiempo? No sirve de nada. Lo único que tienen que saber es cuál es su lista de tareas diarias. La comunicación toma mucho tiempo. ¡No vale la pena!”

La razón por la que hay que comunicar lo que estamos desarrollando en nuestro proyecto de forma continua es que mantiene a todos en la misma jugada, por lo que todos saben cómo están en el camino de lograr los objetivos del proyecto y como es que está contribuyendo cada miembro del equipo, cuando se tienen que trabajar más duro y cuando no, o quienes necesitan ayuda para lograr que el resultado sea un éxito colectivo. Por ejemplo, si nadie sabe que el proyecto está saliendo fuera de control, entonces ¿qué posibilidades tienes de entregarlo a tiempo si no se comunica esto adecuadamente?

Paso 3 - Olvídate del liderazgo, esta sobre valorado:

“O mi equipo hace bien su trabajo o de lo contrario los despido cuando llegue a la oficina mañana. Hay que utilizar constantemente el látigo para conseguir que el personal trabaje con eficacia.”

Si bien este enfoque puede funcionar en el corto plazo, las personas deben ser recompensadas y reconocidas por sus esfuerzos a largo plazo, para estar motivadas. En resumen, necesitan sentirse valorados y sólo un verdadero líder puede hacer eso. Tú debes ser siempre positivo con ellos, incluso cuando los resultados no son los más auspiciosos. Tus actos deben ser justos y constructivos cuando evalúas resultados. Ponte en los zapatos de su gente. Los grandes equipos tienen grandes líderes. Es tan simple como eso.

Paso 4 – Consiente cambios de Alcance siempre:

"A quién le importa si el cliente solicita cambios a cada momento, así no sean necesarios. A final de cuentas si el proyecto no termina a tiempo, entonces será culpa de ellos. Si quieren cambiar constantemente el alcance del proyecto, entonces no voy a detenerlos, es su dinero el que se pierde."

Claro, el cliente puede cambiar el ámbito de aplicación cuando quiera, pero hay que controlarlo y asesorarlo para que logre el mayor beneficio, porque cuando la fecha límite se ha superado y el proyecto todavía no ha concluido debido a todas las solicitudes de cambio que hemos permitido, entonces nuestro cliente no va a estar contento con nuestro trabajo, recuerda que tú eres la persona que gestiona el proyecto, el cliente solo financia y te contrata para que gestiones, por lo que los resultados son solo responsabilidad tuya.

Paso 5 - Olvídate de tú cliente, una vez iniciado el proyecto:

"Una vez que tengo mi aprobación y mi orden de servicio, no necesito saber del cliente hasta completar el proyecto. Cuanta menos participación tenga el cliente en el proyecto, los problemas que pueden causar serán menores. Si yo no hablo con ellos, entonces no van a molestarme."

Ese enfoque podría funcionar, hasta que necesites su apoyo, si no tienes a tu cliente informado regularmente, cuando necesites su apoyo estarás en problemas. Si tú necesitas que tu cliente te apruebe extender el cronograma, ampliar el presupuesto o mayores recursos de cualquier índole, entonces tienes que mantenerlos de tu lado en todo momento. Los clientes tienen que estar informados de las principales acciones y si llegamos a hacer que se sientan parte del equipo del proyecto, tendremos su aceptación plena.

Trata a tu cliente como si se tratara a tu mejor amigo, si puedes, dedica algún tiempo a actividades informales con ellos, hablar con ellos a menudo le dará pie a pedir favores cuando los necesites. Si tienes todo su apoyo, entonces tendrás lo que necesita en el momento oportuno.

Espero que estos consejos te ayuden a ver lo que debes y no debes hacer para cumplir con éxito los objetivos planteados en los proyectos en los que participes.

---

El articulo fue adaptado del Boletín Semanal de “Method 123” del 21 de setiembre del 2010.

Cuando la Cultura se Hace Culto

“Juan esta por jubilarse después de haber trabajado por más de 30 años en una transnacional. Recuerda que cuando comenzó como aprendiz de mecánico la empresa era de unos gringos que hablaban mucho de que la calidad era lo más importante y que el cliente era la razón de ser de la compañía. Años más tarde se enteró que internacionalmente la empresa fue comprada por otros gringos de solo Dios sabe que país y que ahora todos debían centrarse en rendir utilidades para el accionista, que por cierto había invertido buena parte de su capital para que Juan tuviera trabajo. Pero el cambio radical fue unos cinco años atrás, cuando llegaron otros americanos con la genial idea de que lo importante era ser honestos, cumplir con lo que se ofrece, respetar a la persona por el solo hecho de serlo y de prestar un servicio de calidad a la organización. Hablaban de que todos los empleados eran iguales, nada más que tenían distintas responsabilidades y es más, a todos les dieron un librito en el que decía como es que se espera que se comporten y cual era el perfil que cada integrante de la organización debía tener para ser exitoso. En un principio Juan peso que solo era otro cambio de orientación más, pero ahora que evaluaba su paso por la compañía, se daba cuenta que realmente se había generado un cambio, pues todos en la organización tenían un lenguaje común, valores compartidos y comportamientos alineados con los conceptos que la corporación pregonaba, es más, recordaba que en alguna reunión internacional de Gerentes de Mantenimiento de la compañía, se percató que a pesar de que los participantes provenían de diversos países, con realidades distintas, todos profesaban la misma cultura y la comunicación, a pesar de que hablaban distintos idiomas era muy fácil.

Se dio cuenta que había llegado el momento de dejar una gran compañía, pero que la cultura que le había sido inculcada se la llevaba consigo.”

Las grandes empresas la tienen clara. Saben en verdad que es lo que quieren lograr y como lo lograrán, para ello, tienen reglas de juego claras y exigentes, las cuales normalmente terminan siendo grabadas en piedra y se despliegan a los empleados por medio de una visión y misión concretas. Desde luego esto no es suficiente, y estas empresas lo saben, pues necesitan que sus empleados sepan cuales son los comportamientos aceptados que reflejan los valores que la empresa ha decidido son los adecuados para poder ejecutar su misión y lograr esa visión retadora que se plantearon. Normalmente se valen de Manuales de Fundamentos, que vienen a ser la guía de comportamiento de sus trabajadores. Pero esto no es suficiente, pues también va acompañado de la ejecución de exigentes programas de adoctrinamiento y planes comunicacionales, en los que los trabajadores son expuestos a la los conceptos que configuran al cultura organizacional que se esta implantando, además de ello, el involucramiento de los gerentes y supervisores, los cuales creen plenamente en los fundamentos de la organización y fueron los primeros en ser adoctrinados y tienen un leguaje y objetivos comunes, los cuales son reforzados cada vez que hablan con su personal. De esta forma al cabo de tres años, la organización cuenta con una cultura fuertemente adoptada que prácticamente se vuelve un culto, así pues, solo quedarán en la organización los trabajadores que creen que la misión de la compañía es trascendente y que la visión es alcanzable y generará un beneficio no solo para los accionistas, sino también para los propios trabajadores y para la comunidad en la que la empresa desarrolla sus actividades.

Si usted esta en la posición de decidir un cambio trascendente en su organización, inicie por elaborar su propio manual de fundamentos y prepárese para inculcar en su organización una cultura como si fuera un culto.

Las Características de un Emprendedor.

Estoy seguro que si les preguntan si conocen a algún emprendedor, la  respuesta será que si, pues ya sea por que el emprendimiento nació de una idea bien planificada (que son la minoría) o como una respuesta a la imposibilidad de encontrar un empleo dependiente, en América Latina la actividad general empresarial (1) de nuevos emprendimientos es alta. En el Perú es del orden del 32.7% con una tasa de Interrupción de Negocio (2) del 10.4% según el Reporte Ejecutivo del  Global Entrepreneurship Monitor del año 2008.

Y entre tantos emprendedores, entonces surge una pregunta que cae por su propio peso ¿Cuales son las Características de un Emprendedor que hacen que tenga éxito?. Encontré una respuesta que a mi juicio es acertada, en un artículo escrito por Yadira Barbosa de Paraemprender.com.

En el artículo se afirma que durante años, muchas instituciones prestigiosas han realizado numerosos estudios a emprendedores exitosos, todo esto con el fin de encontrar características similares entre todos ellos, y así detectar a las personas que en un futuro serán por si mismos, también personas exitosas en el ámbito de los negocios, todos estos estudios han llegado a la conclusión de que éstos tienen 5 características principales:

1. Tienen Autoestima: Es el poder mágico de tener confianza en si mismo y en sus propias habilidades y capacidades.
2. Orientados a Lograr Resultados: Los resultados son logrados por medio del enfoque y el esfuerzo sostenido. Ellos se concentran en llegar a la meta, no solamente a unas cuantas tareas.
3. Saben Correr Riesgos: Saben que siempre hay un riesgo de pérdida inherente en el proceso de cumplir sus metas, inclusive tienen la confianza necesaria para tomar riesgos calculados y así llegar a sus metas.
4. Pensamiento Positivo: Bueno, todo empieza con una actitud positiva, ¿no? Pensar que algo sucederá es el primer paso. Los pensamientos negativos, simplemente no tienen cabida. Usted debe creer que no existe ninguna circunstancia lo suficientemente poderosa que lo detenga para cumplir su meta. Recuerde, el pensamiento negativo puede ser contagioso. Cuando un pensamiento positivo se dispersa, puede abrirle las puertas a nuevas ideas, clientes, amigos, etc.
5. Persistencia: Todo pensamiento positivo y toda la confianza son inútiles si no son aplicados en lograr un objetivo. Usted debe tomar acción, las excusas no son admitidas. La acción debe ser persistente. Tratar una sola vez y darse por vencido no es suficiente. De un paso a la vez. Si usted no puede dar cierto paso, entonces encuentre una forma creativa para intentarlo de nuevo o simplemente para tomar una desviación.

Los emprendedores son personas que toman decisiones, las llevan a la acción, y que creen que pueden controlar su propio destino, muy frecuentemente están motivados por un espíritu de independencia la cual los lleva a creer que el éxito depende de su esfuerzo y trabajo duro, no de suerte.

Si usted es un emprendedor hágase un autoanálisis y determine si cuenta con estas características, sin duda que el arranque de cualquier negocio es pesado y requiere mucho involucramiento y persistencia y más de una vez habrá pensado que pudo haber cometido un error dejando ese trabajo seguro que tenía, pero persista, si tiene una visión clara de lo que quiere ser y las características necesarias para ser un emprendedor, sin duda llegará tan lejos como su visión y objetivos hayan sido propuestos.

Notas.

(1) Actividad General Empresarial: Porcentaje de población de 18-64 años de edad, que son involucrados en la etapa temprana de actividad empresarial o propietario-director de un negocio establecido.
(2) Tasa de Interrupción de Negocios: Porcentaje de población que tienen 18-64 años de edad, que en los últimos 12 meses, interrumpió un negocio, ya sea por venta, cierre, o de otra manera.