La Oficina de Gestión de Proyectos: PMO

“Cuando Carlos asumió la Dirección de un Organismo Público, encontró que sus antecesores habían tenido muchas ideas para mejorar la gestión, y no dudaron en hacer uso de distintas fuentes de recursos para tratar de hacer realidad esas ideas, como resultado, Carlos encontró una gran cantidad de proyectos, muy pocos articulados entre si, muchos de ellos sin una base técnica y a simple vista sin un sentido claro, dado que procesos previos no habían sido desarrollados.

Poner orden era imperativo, pero pensó cual sería la mejor manera, mucha gente le sugirió varias alternativas, pero compró la idea de formar una Oficina de Gestión de Proyectos.

Unas semanas después, el organismo contrato a Juan, un ingeniero especialista en Gestión de Proyectos. La primera actividad que desarrollo Juan, fue entender el plan estratégico de la organización para los siguientes 5 años, tomó las ideas fundamentales y construyó un mapa estratégico e inició el proceso de validación de los proyectos, seleccionó los proyectos que representaban las iniciativas estratégicas, los que no cumplían, fueron orientados para que soporten algunas de las metas del plan estratégico y cerró los proyectos no había forma de que se alineen a las expectativas de la organización.

Por otro lado, definió las herramientas y estándares aplicables a todos los proyectos de forma que los gerentes de los mismos se alinearan a los nuevos protocolos de la organización para la administración de proyectos, de esta forma se aseguró de que todos los que estaban en proceso fueran congruentes, así como las iniciativas futuras que fueran necesarias para cumplir con las metas de la organización.

Juan realizó un trabajo arduo con su equipo, generaron procesos de capacitación, desarrollaron mecanismos de soporte administrativo para los proyectos en curso y desarrollaron actividades para la gestión de los proyectos pequeños que no tenían una estructura administrativa definida. Desarrolló un plan de alineamiento de 3 años,  en lapso del primer año el organismo tenia algunos proyectos organizados y adaptados al nuevo estándar y los que no agregaban valor a la estrategia de la organización estaban en pleno proceso de cierre, al finalizar el segundo año todo el stock de proyectos de la organización se encontraba alineado y soportando la nueva estrategia planteada por la gestión de Carlos. El tercer año, fue de consolidación, asegurando el alineamiento del personal y de los procesos operativos. Fue de esta forma como después de tres años, los proyectos estaban plenamente organizados y respondiendo a las necesidades de la organización.”

Todas las organizaciones, no importando si son públicas o privadas, tienen que ejecutar su estrategia, y la mejor forma de hacerlo, es por medio de iniciativas estratégicas o proyectos.

Por otro lado, cuando una organización decide cambiar y modernizarse, se generan una buena cantidad de proyectos, y es necesario asegurar que estos sean congruentes entre sí, es decir que sus objetivos no se crucen y con respecto a la estrategia, es decir que los objetivos de proyecto soporten a las metas estratégicas de la organización.

La Oficina de Gestión de Proyectos o PMO es un cuerpo o entidad de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.

La PMO pone énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y sub proyectos vinculados a los objetivos generales de la organización. Pueden operar con continuidad en aspectos van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos como pueden ser, formación, software, estándares y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en si mismas para lograr los objetivos del proyecto. La PMO puede tener la autoridad específica de actuar como interesada integral  y estar encargada de tomar decisiones clave durante la etapa de iniciación, o hacer recomendaciones o concluir proyectos a fin de que estén alineados  con los objetivos de la organización. Además también puede participar en la selección, dirección y reubicación del personal compartido entre los proyectos de ser necesario.

Si desean tener más profundidad con respecto a las principales características de una PMO pueden encontrar mayor información en el PMBOK® del PMI®.

Si identifica que en su organización, tiene un problema parecido con el que se enfrentaron Carlos y Juan en el relato inicial, tal vez sea tiempo de conformar una oficina de gestión de proyectos en su organización.