viernes, 4 de septiembre de 2009

Eliminando la Burocracia

Burocracia “Cuando Carlos fue reclutado por QWERTY S.A.C., la empresa era pequeña y facturaba lo suficiente como para estar por encima del punto de equilibrio. Él recuerda que ingresó como contador general y en ese momento,  había un promotor de ventas, un jefe de producción y al rededor de 20 operadores que trabajaban en fábrica y desde luego, el Gerente General y su secretaria que repartía su labor con todo ese equipo que trabajaba fuertemente para que QWERTY crezca.

Hoy por hoy, han pasado cinco años, y QWERTY factura 20 veces más que cuando comenzó, la empresa ha crecido, Carlos es el Controller de la compañía, tiene a su cargo un Contador General, cinco asistentes contables, un jefe de sistemas, dos técnicos en informática, un encargado de recursos humanos, una asistenta social. Además de ello hay una área de compras, con cerca de cuatro personas y un área de ventas con diez gerentes de distrito, repartidos a lo largo de la nación. Realmente la empresa ha crecido, y eso sin contar el enorme cuerpo de secretarias y asistentes.

Hoy el Gerente General ha llamado a una reunión de Gerencia. Todos los gerentes están intrigados por que no hay una agenda, pero saben que Carlos ha estado reuniéndose con él a lo largo de la semana. Todos están en la sala de reuniones esperando la llegada del Gerente General y Carlos, que en este momento están juntos haciendo algunas coordinaciones. Mientras esperan se oye como cada uno de ellos hace gala del buen trabajo que hace su gente y lo importante de su labor. También hacen gala de lo grande que es su área y la cantidad de gente que les reportan. Y toda esa plática sonaba bien, hasta que entraron a la sala el Gerente General y Carlos, y les comentaron lo siguiente: “Han pasado ya 8 años desde que QWERTY nació y estoy orgulloso de lo que hemos construido. Pero en el último año he dejado que perdamos el rumbo, pues de este periodo en curso, nuestro resultado está en rojo, a pesar de que vendemos más que nunca y que nuestros ingresos son 20 veces superiores a los de hace 5 años atrás. Así que en este momento saldrán de esta sala y en lo que queda del día, harán un listado de todo lo que su departamento hace y cual es el valor que agrega a los resultados de la compañía, después se lo entregan a Carlos y si ese listado es lo que necesitamos, mañana aún tendrán su linda oficina. Por lo pronto Carlos ya me entrego su listado y me hizo dar cuenta que necesitábamos tomar acción hoy. No mas secretaria de la secretaria, ni vendedores de oficina con asistente de campo, no más estudios de mercado, en zonas que ya las tenemos, no más festejos por que hicimos por lo que se nos paga, no más regalos a los clientes por comprar lo que les ofrecemos, no más de todo aquello que sirve para que crezca su ego y no para que crezca la empresa”. Diciendo esto, el Gerente se fue de la oficina y dejo a 6 tipos regordetes, pálidos y con la cara de preocupación.”

Generalmente cuando hablamos de Burocracia, casi inmediatamente pensamos en alguna institución pública, pero la verdad es que la burocracia esta presente en casi todas las organizaciones. Tal vez le haya pasado alguna vez, que en esas charlas de pasillo, terminan hablando de esa persona que no hace nada en comparación al resto. Bueno, tal vez esta comenzando a identificar la burocracia de su organización.

Y es que en la mayoría de empresas la burocracia crese a medida en que los ingresos por venta crecen. Una situación común es cuando una persona hace un trabajo determinado, pero nunca puede terminarlo a tiempo,  entonces se contrata a otra y ahora hay dos personas haciendo el mismo trabajo, nada más que la carga sube un poco y ahora de nuevo no cumplen con los plazos, entonces trae otra persona y crea un departamento, con un gerente para que controle el trabajo de esas tres personas, y como todo gerente necesita una secretaria y un asistente, la empresa crece de golpe. Y nadie analizó la disminución de productividad o si tal vez lo único que se necesitaba era una PC más rápida, o tal vez buscar tercerizar el servicio.

Así y sin saber como, hay tantos departamentos y gerentes que ya pueden hacer fiestas, revistas institucionales, y hay una sensación de crecimiento que en muy poco tiempo se convertirá en un problema serio.

Este es el momento cuando la Dirección Corporativa de la empresa tiene que entra a tallar y necesita tomar decisiones que solo la alta dirección puede tomar. Estas acciones pueden estar asociadas a los siguientes ocho pasos claves para eliminar la burocracia, los cuales he tomado del Libro de Jason Jennings llamado “Less is More” y que pasaré a resumirlo para ustedes:

  1. Cambiar todo lo más rápidamente posible: Cualquier equipo de dirección que piensa que el tiempo lo arregla todo esta perdido. El cambio tiene que ser violento, por que si no es doloroso para todos.
  2. Conseguir Apoyo de las Personas Correctas: Identifique a las personas que comulgan con su idea, entréguele la autoridad suficiente para que puedan actuar y despida de la empresa a las personas que se opongan.
  3. Destruir los Feudos y Construir Equipos Multifuncionales: Mientras en su empresa existan feudos con Gerentes que solo responden al Gerente General, será más difícil el cambio, pues defenderán sus intereses particulares. Coloque en la gente la imagen de un equipo interdependiente.
  4. Descentralizar para Crear Espíritu Emprendedor: Lleve las decisiones más cerca de los clientes. No necesita un ejercito de tramitadores para entregar a su cliente lo que requiere, la persona que lo atiende directamente deberá poder tomar estas decisiones y hacerse responsable por las consecuencias.
  5. Aplanar la Organización para Responder mas pronto a los clientes y a los integrantes de la compañía: Si para hablar con un Gerente, tiene que pasar por más de una persona, su organización es muy grande.
  6. Crear fervor entre las filas: No puede pedir a sus colaboradores un esfuerzo que usted mismo no hace. La reducción debe comenzar por el despacho del jefe.
  7. Crear y Reforzar una Cultura de Alto Desempeño: Energice a su equipo, pero para eso usted tiene que tener energía, reconozca lo que se hace bien, válgase de la ambición de sus colaboradores por crecer.
  8. Evaluar todas las decisiones desde el punto de  vista si ayudan al cliente y dejan dinero para la compañía, si no es así, es burocracia y debe ser eliminada.

Si quiere que su empresa crezca, elimine la burocracia, haga su listado antes de que alguien se lo pida, y haga que su área de responsabilidad sea altamente productiva, luche incansablemente por no tener burocracia a fin de destinar todos sus recursos para producir más, servir más y vender más.

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