Técnica de Valor Ganado en Proyectos

“¿Cómo va tu proyecto?, así comenzaba el día para Carlos, Gerente de un proyecto de modernización institucional en un organismo público de su país. Desde luego, la pregunta la hacia la máxima autoridad de la institución, Juan, un ejecutivo atraído por el retó de transformar la administración pública, que recientemente se hizo cargo de la institución y era la primera vez que se reunía con su plana mayor para evaluar avances. Carlos, respondió con bastante seguridad, tal como le habían enseñado en algún curso de motivación y liderazgo, ¡Muy Bien!, al momento ya hemos avanzado con las charlas de capacitación a todas las oficinas de la sede central, y hemos comenzado a elaborar el protocolo de capacitación en los nuevos procesos para las oficinas en el interior del país. Pensamos que necesitamos por lo menos un año adicional para terminar con todo el proceso, por lo que estaríamos terminando bastante ajustados, pero en el peor de los casos, un par de meses antes de la fecha límite pedimos una ampliación a la Oficina de Gestión Pública de la Nación y asunto solucionado. En cuanto al costo, puede ser que nos hagan falta mayores recursos, pero eso ya lo vemos mientras avanzamos, de cualquier forma, ya tengo preparado un Decreto de Urgencia en caso sea necesario se asignen mayores recursos al proyecto, al momento vamos bien, claro que siempre a las finales por una u otra cosa, falta algo y es mejor estar prevenidos y tener a la mano alguna puerta falsa que nos ayude salir de la situación rápidamente.

Carlos terminó su presentación diciendo: “Como puede apreciar, tenemos todo bajo control, y no creo que tengamos problemas, al menos legales, todas las responsabilidades están resguardadas y el proyecto esta avanzando y sin duda será terminado, si no es en el plazo, tal vez nos tome algunos meses más, pero no habrá problema y desde luego ninguno de nosotros tendrá responsabilidad administrativa, ya que todos los requisitos de ley están resguardados.

Juan, esbozó una pequeña sonrisa, una mezcla de incredulidad e indignación, y pregunto ¿Carlos, cual es el avance de su proyecto?, hasta el momento solo ha expresado que es lo que espera hacer en el corto plazo y cuales serán las salidas en caso no termine, pero eso no me dice nada. ¡Dígame un número! que refleje el grado de avance de su proyecto, cuanto dinero ha gastado a la fecha, cuanto más espera gastar y cuanto valor se ha agregado al proyecto con esos recursos que ya utilizó. ¿Está en en cronograma?, cuantos días de retraso o adelanto tienes, por favor ¡Concrete!.

Carlos se quedo callado unos segundos, que en realidad le parecieron un eternidad, pensó que su brillante exposición no había sido entendida, se dijo así mismo, tal vez fue demasiado para la capacidad intelectual del tipo este, que más concreto que lo que ya le exprese, ni modo es el jefe. Entonces respondió, señor, iremos al 35%.

Juan se quedo pensando, ¿35% de que?, o Carlos no me entiende o no está en capacidad de entregarme lo que le pido. Entonces acotó. Carlos creo que no me ha entendido la pregunta y no tengo ni el tiempo ni las ganas de explicársela, usted es el que Gerencia el Proyecto y debería estar en capacidad de entregar mejor Información.”

Tal vez hayan presenciado pasar a alguien por esta situación, si es que no les pasó a ustedes mismos. Y es que cuando un ejecutivo pregunta como vamos, espera respuestas concretas. En proyectos, la mejor manera de evaluar el avance y proyectar periodos de término con medidas concretas es la Técnica de Valor Ganado.

Valor Ganado es una técnica específica para medir el rendimiento del trabajo para un componente de la EDT o todo el proyecto. También es conocido como Método de Acreditación. En esta técnica se utilizan los siguientes valores claves:

1. Valor Planificado (PV): Costo del trabajo programado a un momento determinado.
2. Valor Ganado (EV): Cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado a un momento determinado.
3. Costo Real (AC): Costo real incurrido para la realización de un trabajo durante un periodo de tiempo determinado.

Con una combinación de estos valores se obtienen medidas concretas de rendimiento del proyecto a un momento determinado y se puede estimar el tiempo y uso de recursos a futuro. Estas medidas son:

1. Variación del Costo (CV): Es igual al valor ganado menos el costo real y refleja cual es la variación del proyecto con respecto al presupuesto. Un resultado negativo indica que el proyecto gastó más de lo presupuestado.
2. Variación del Cronograma (SV): Es igual al valor ganado menos el valor planificado y refleja la variación del proyecto con respecto al cronograma. Un resultado negativo indica que el proyecto esta retrasado.
3. Índice de Rendimiento del Costo (CPI): Es igual a la razón del valor ganado y el Costo Real. Es el indicador de eficiencia más utilizado y representa cuanto valor se ha generado por cada unidad monetaria gastada en el proyecto. Desde luego, un CPI inferior a 1 indica un sobrecosto con respecto a las estimaciones.
4. Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI): Es igual a la razón del Valor Ganado y el Valor Planificado. Representa la eficiencia del avance con respecto al cronograma y también nos sirve para estimar la fecha de conclusión del proyecto. Un SPI menor a 1 indica que el proyecto esta retrasado.

La técnica de valor ganado, también nos permite predecir o dar una buena aproximación del final del proyecto, ahora, sin duda mucho más exacto es que el Equipo del proyecto haga una buena simulación, pero esto es más costoso y tarda más tiempo, esto dependerá del grado de exactitud que los interesados requieran. Las estimaciones del estado futuro del proyecto pueden ser desarrolladas utilizando lo siguiente:

1. Estimación a la Conclusión (ETC): Es el costo previsto restante para terminar todo el trabajo, es decir la cantidad de dinero necesaria a gastar para terminar el proyecto. Para variaciones atípicas, es igual al Presupuesto Total del Proyecto, menos el Valor Ganado. Para variaciones típicas, es igual al Presupuesto Total del Proyecto menos el valor ganado, entre el índice de rendimiento del costo.
2. Estimación a la Conclusión (EAC): Es el costo previsto total cuando el alcance del proyecto sea concluido. Es igual al Costo Real a la fecha de evaluación más la estimación hasta la conclusión.
3. Variación a la Conclusión (VAC): Representa la variación que se espera tener con respecto al presupuesto del proyecto a una fecha de evaluación determinada. Es igual a Valor Presupuestado para el Proyecto menos la Estimación a la conclusión.

De esta forma, en un proyecto bien gestionado, el gerente del proyecto tiene estos valores claros todo el tiempo y cuando se pide un informe de avance, entrega estos resultados concretos con un plan de acción cuando estos índices se encuentran por debajo de lo requerido. Si desea profundizar sobre el tema, acuda al PMBOK® del PMI®.

Si usted esta en la posición de Carlos, este seguro que en cualquier momento alguien le pedirá un informe de rendimiento, así que aplique la técnica de valor ganado y siempre tendrá medidas de avance concretas para evidenciar el buen manejo de su proyecto.