miércoles, 9 de septiembre de 2009

La Triple Restricción

Triple Restricción “Carlos esta comenzando una semana que será bastante intensa para el proyecto que gerencia, pues de acuerdo al Plan de Gestión del Proyecto, hay que pasar por un proceso de revisión. Desde luego ya hizo su propia revisión y sabe que los resultados no le son favorables.

Recuerda que todo comenzó cuando algunos meses atrás, en plena ejecución del la primera fase, se dieron cuenta que en la Estructura de Desglose del Trabajo no se había considerado un importante paquete de trabajo. Desde luego, que necesitó activar el procedimiento de cambio de la línea base de alcance, para lograr la autorización del comité de control de cambios.

El problema se complico un poco más cuando evaluaron que otros aspectos del proyecto podrían verse afectados, y concluyeron que para poder cumplir con los objetivos del proyecto era necesario incrementar la duración, lógicamente, como efecto de la inclusión de las actividades que no fueron consideradas originalmente para desarrollar el paquete de trabajo. Sin embargo, dado que la fecha de lanzamiento estaba directamente relacionada con el inicio de la nueva estación, era prohibitivo extender la duración.

Carlos recuerda que estaba en un serio aprieto, pero sabía que tenia que sincerar su proyecto, modificar la línea base de tiempo y después proceder a comprimir la duración, incrementando hasta dos nuevos grupos de trabajo y desde luego recursos logísticos y maquinaria, lo que incrementó el costo del proyecto en el orden del 15%. A las finales, terminó solicitando una modificación de la línea base de costo y tiempo, por la falla incurrida en el alcance.

Carlos ya sabe de antemano el resultado de su primera evaluación, pues no es nuevo en esto, y que se pondrá en evidencia la pobre calidad del proyecto que esta gestionando”.

A menudo, los Gerentes de Proyectos hablan de la Triple Restricción, que esta constituida por el alcance, el tiempo y los costos del proyecto, ya que cuando se gestiona un proyecto, estos tres factores son concurrentes e interdependientes. La calidad del proyecto se ve afectada por el equilibrio de estos tres factores. Los proyectos de alta calidad, logran los objetivos para los cuales fueron creados, cumpliendo con el alcance solicitado por los interesados, en el tiempo en que fue planificado, cumpliendo con las fechas de entrega o hitos principales y utilizando de forma disciplinada el presupuesto asignado.

La interrelación entre estos tres factores es tal, que cuando uno de ellos varía, afecta por lo menos a alguno de los otros. En el caso de Carlos, una mala planificación del alcance afectó la duración, pero al ser prohibitivo extender el plazo de entrega, termino afectando al costo.

Así pues, la Triple Restricción genera un marco para evaluar demandas contrapuestas cuando gestionamos un proyecto. Normalmente el incrementar el alcance, incrementará el costo e incrementará el tiempo,o si reduce el costo, probablemente reduzca el alcance o incremente el tiempo, a las finales, usted como gerente de proyecto tendrá que favorecer el factor que mejor soporta el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Ahora, cuando evaluamos estas demandas, sin duda tenemos que pensar en como podría verse afectada la calidad y los riesgos, dentro de nuestro plan de gestión.

Gestione sus proyectos contemplando la triple restricción todo el tiempo, recuerde que cuando alguno de sus componentes es afectado, necesariamente afectará a los otros, y asegúrese de siempre sincerar su proyecto cuando sea necesario, acuérdese que en los periodos de evaluación de todas formas se darán cuenta si su proyecto no esta de acuerdo a lo planificado y es mejor, para nosotros como gerentes de proyecto, evidenciar que tenemos el control sobre la gestión, que cuando una auditoria hace parecer que no nos damos cuenta de lo que esta pasando. Es mejor tener un buen plan de acción para retomar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, que una recomendación de una persona externa a su proyecto que le indique como tiene que cumplir con su trabajo.

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