Estrategia y Efectividad Operacional

“La estrategia sin táctica es el camino más lento hacia la victoria. La táctica sin estrategia es el ruido anterior a la derrota”
R.S. Kaplan y D.P. Norton.

La frase con que iniciamos el artículo de hoy refleja con bastante precisión el tema que trataremos, referido a la necesidad que toda organización debe relacionar su estrategia con los procesos operacionales y a su vez que los procesos operacional estén orientados a soportar el cumplimiento de las metas estratégicas.

Puede ser que en sus organizaciones, tengan proyectos a su cargo o están trabajando en alguna iniciativa que la gerencia ha propuesto, ya sea para mejorar el desempeño institucional o proyectos de capital, para mejorar el desempeño operativo, no importa cuál sea el caso, pregúntense como es que esos proyectos apoyan o soportan el plan estratégico de su compañía, si tiene dudas de su respuesta o no puede responder la pregunta, tiene un problema, ya que su desempeño operativo probablemente no esté aportando a lo que su compañía ha diseñado como éxito, así que sería mejor dejarlo de hacer, por lo menos tenga una charla con su gerente, antes de seguir gastando recursos valiosos que podrían ser utilizados por otras iniciativas, que si agregan valor a la estrategia.

Usted puede tener los mejores procesos del mundo, pero si su directorio no lo retroalimenta, le brindan guía o la corrección necesaria para alcanzar las metas de su planeamiento estratégico, esta gastando recursos valiosos al azar.

Su organización necesita integrar la planificación estratégica y la ejecución operacional, de forma que todos los procesos operativos, aporten a alguna de las metas estratégicas que su directorio ha definido.

En nuestro artículo llamado Buenos Planificadores pero Pésimos Ejecutores, mencionamos el desarrollo de Kaplan y Norton llamado “Execution Premium”, en él, los autores proponen un sistema integrado que relaciona de forma contundente la planificación estratégica con la ejecución operacional, el cual tiene seis etapas principales, que describiremos brevemente a continuación:

Etapa 1: El Directorio de la empresa desarrolla la estrategia utilizando herramientas como la declaración de visión, el análisis estratégico (FODA, PESTEL, etc) o metodologías de formulación de estrategia.

Etapa 2: La organización, entendiéndose como todos aquellos que conozcan los procesos de negocios y sepan cómo gestionarlos de forma que aporten en la generación de ventajas, planifican la estrategia utilizando herramientas como Mapas Estratégicos, Indicadores, Cartera de Iniciativas y Matrices de Financiamiento.

Etapa 3: Con los mapas estratégicos desarrollados, el Directorio alinea la organización, si posee unidades de negocios, desdoblaran los Mapas Estratégicos y generarán sistemas de indicadores que permitan medir los avances en la ejecución de la estrategia, el BSC es una excelente herramienta para este fin. Por otro lado, los empleados también deben ser alineados a la organización, y el uso de sistema de gestión de desempeño que liguen objetivos personales de los empleados a los BSC y Mapas estratégicos desdoblados serán de gran ayuda.

Etapa 4: Con las tres etapas anteriores cumplidas, el Directorio, recién puede iniciar el proceso de planificación de las operaciones. Es decir, utilizar la gran variedad de herramientas existentes, como TQM, reingeniería, Costeo ABC, ABM, ABB, JIT, etc., para mejorar sus procesos operativos, desde luego, antes hay que identificar en cuales nos vamos a centrar, ya que hay que abocarnos a los procesos críticos, es decir, aquellos que afectan directamente en la ejecución de la estrategia. En esta etapa es cuando desarrollamos los presupuestos, no olvide considerar, que si desea tener una estrategia que realmente tenga vida a lo largo del tiempo, necesitará asignar recursos de forma explícita, para que esta funcione, así que asígnelos y considera que es la iniciativa madre, que supervisará que el resto iniciativas ya alineadas se ejecuten aportando con el crecimiento planificado para su empresa.

Etapa 5: Al ejecutar los planes operativos y la estrategia, sin duda está desarrollando una actividad y adquiriendo experiencia, por lo tanto la empresa está controlando y aprendiendo cuales son las principales barreras y desafíos. Recomendamos tener un responsable para hacer seguimiento a la ejecución de la estrategia y el plan operativo, sus gerentes estarán dirigiendo sus equipos día a día, y al igual que el piloto de un avión, necesita una herramienta, que cada cierto tiempo le diga si esta en ruta. La información generada sobre posibles desviaciones debe ser tratada en una reunión planificada y diseñada para ser productiva.

Etapa 6: Los gerentes, utilizan la información externa (PESTEL), por si hubieron cambios en el último periodo y la información interna generada, para probar y adaptar la estrategia, con lo que volveremos a la etapa 1 y comenzaremos un nuevo ciclo con una estrategia mejorada y un nuevo proceso de ejecución operativa.

Lo importante de todo esto, es que las empresas que lo han utilizado han tenido éxito significativo con respecto a su propio desempeño y al de su competencia. Y este enfoque permite la mejora continua de toda la empresa, incluidas las unidades de negocio, pues ya no estamos compitiendo con los otros agentes del mercado, sino con nosotros mismos. Así que tiene una nueva herramienta a su disposición, un sistema integrado de ejecución estratégica que le permitirá tener resultados sobresalientes.