Mala Planificación del Alcance del Proyecto: ¡Eso es un Adicional!.

"Carlos, Gerente de Proyecto, está liderando varios equipos de contratas para la edificación de una nueva planta procesadora de frutas. El proyecto tiene un avance del 50%, y ha comenzado a sentir que los residentes de obras de los distintos contratistas, han comenzado a conspirar contra el proyecto, pues hay varios entregables que no pueden ser terminados, pues faltan algunas fabricaciones. En las ya acostumbradas reuniones de coordinación de los lunes, trata de convencer a los contratistas que esas fabricaciones son implícitas al proyecto, pero las negociaciones terminan en una frase que ya le está resultando incomoda, eso no está en el contrato, se requiere una adenda, ¡Eso es un Adicional!"

Los que tenemos alguna experiencia gestionando proyectos, nos hemos encontrado alguna vez en la situación descrita en el párrafo anterior, y sabemos que no se trata de una conspiración, sino de una posible mala planificación del proyecto. Ahora, puede ser que cuando planificamos, se nos pase algún detalle y terminemos tomando dinero de la reserva para poder seguir con el proyecto. El problema radica, cuando esto es repetitivo, y en esos casos, no hay proyecto que aguante y sin duda, terminaremos solicitando una autorización de cambio en el plan del proyecto.

Como Gerentes de Proyecto, somos responsables de asegurarnos que nuestro equipo de dirección del proyecto, desarrolle un buen Plan de Gestión del Alcance, un Enunciado del Alcance del Proyecto realista y una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS) que contemple todos los paquetes de trabajo y entregables que se requieren para que el proyecto cumpla con todos los objetivos para los que fue generado.

El Plan de Gestión del Alcance del Proyecto, proporciona orientación, sobre como el equipo de dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto, y es un plan subsidiario del Plan de Gestión del Proyecto, el cual mencionamos en un artículo anterior. En él deben tratarse cuatro procesos específicos:

1. ¿Cómo prepararemos el Enunciado del Alcance del Proyecto?
2. ¿Cómo crearemos, mantendremos y aprobaremos la EDT o WBS?
3. ¿Cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los entregables?
4. ¿Cómo procesaremos solicitudes de cambio de los entregables?

El Enunciado del Alcance del Proyecto, describe en detalle, cuales son los productos entregables y cuál será el trabajo necesario para producirlos. Punto de radical importancia, de este documento es que en él se describen cuales son los objetivos que tiene el proyecto, además de otra información como la descripción de los productos que se desean entregar y sus criterios de aceptación, límites, restricciones y asunciones del proyecto, así como su organización, riesgos y estimaciones de costos iniciales.

En cuanto a la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), podemos afirmar que es el documento de mayor importancia y el principal INPUT para el desarrollo del resto del Plan de Gestión del Proyecto. La EDT expresa la descomposición jerárquica orientada al producto entregable, del trabajo que tendrá que ser desarrollado por el equipo del proyecto, de forma que los objetivos del proyecto sean cumplidos y los productos entregables sean generados. De aquí la importancia del documento, si en ella, no contemplamos un entregable, no se contemplará paquetes de trabajo para ejecutarlo, y por tanto no se tomará en cuenta ni tiempo, dinero ni recursos humanos y desde luego, tampoco consideraremos los riesgos generados por este entregable, y nos daremos cuenta que falta, cuando el proyecto lo requiera, en plena ejecución, como le pasa Carlos, lo cual lleva a sobre costos, retrasos y disminución de la calidad de nuestro proyecto.

Así que ahora, si está por iniciar un nuevo proyecto, tómese algo más de tiempo en revisar su Plan de Gestión del Alcance y sobre todo su EDT, no vaya a ser que en plena ejecución, el tiempo y recursos que no se tomo en planificar se incrementen exponencialmente.

Si desea mayor profundidad sobre este tema consulte el PMBOK® del PMI, sin duda le resultará bastante entretenido si le interesa la Gestión de Proyectos.