El Proyecto al que llamaron “Automatización de Planta”, lo encargo a la gente de mantenimiento, como siempre realizaron las pequeñas mejoras, Carlos pensó que también podrían hacerse cargo del proyecto. El hecho es que se equivocó, pues ha pedido un informe de avance de costo, y se ha dado cuenta que el proyecto esta siendo manejado como si fuera una gran reparación, que se han comenzado a cargar costos operativos de la planta y que en definitiva, su presupuesto ya no es suficiente. Y lo peor de todo, que no tienen la seguridad de cuanto se ha gastado realmente, cual es el verdadero grado de avance con respecto al presupuesto y cuanto valor real ha sido generado desde que el proyecto comenzó un par de meses atrás. Carlos necesita un Plan de Gestión de Proyecto urgente”.
Y en realidad lo que Carlos necesita en este momento es uno de los planes subsidiarios, que es el Plan de Gestión de Costos del Proyecto, que es el documento que fija el formato y establece las actividades y los criterios necesarios para planificar, estructurar y controlar los costos del proyecto. Dependiendo de las necesidades de los interesados, el plan del proyecto puede ser muy detallado o superficialmente tratado. También es conocido como Plan de Administración de Costos, Plan de Gerencia de Costos o Plan de Gestión de Costos.
El Plan de Gestión de Costos, necesita que previamente hayan sido desarrollados el plan de gestión del alcance y el plan de gestión de tiempo, pues salidas de éstos, como la EDT y Listado de Actividades y Recursos, cronograma del proyecto y calendario de recursos son entradas necesarias para los procesos de gestión de costos.
El Plan de Gestión de Costos deberá establecer el Nivel de precisión de las estimaciones, unidades de medida, como es que se enlazarán los gastos con las cuentas contables de la empresa, cuales serán los umbrales de control o llamadas de alerta, que reglas de valor ganado serán establecidas para cada actividad, de forma que se pueda controlar el avance del proyecto, tanto en tiempo como en costo. También es necesario definir los formatos de informe de avance y como se ejecutarán los tres procesos de gestión de costos.
Los procesos de gestión de costos son:
- Estimación de Costes: La idea es generar una aproximación del costo de las actividades, incluyendo la información de respaldo, para ello se pueden aplicar diversas herramientas o técnicas, como son estimación por analogía, ascendente y paramétrica. Identificar índices de costo. En este proceso se tiene que tener en cuenta el análisis de la reserva para ser considerado el monto en la estimación del costo de las actividades.
- Presupuesto: El Segundo proceso obedece a la preparación del presupuesto, que no es más que la suma de las estimaciones de costos de todas las actividades y desarrollar los requisitos de financiamiento del proyecto.
- Control de Costos: Que busca las causas de las variaciones positivas o negativas con respecto a la línea base. La herramienta fundamental utilizada es la Técnica de Valor Ganado, la cual nos ayudará a generar informes de rendimiento, y proyecciones de término, tanto respecto al tiempo como al costo. En este proceso son fundamentales el Análisis y Gestión de la Variación, generando distintas respuestas a las variaciones de costo.
Si esta manejando un proyecto, pregúntese si puede responder los siguiente con una medida específica, ¿cual es su grado de avance en costo?, ¿que tan lejos esta de lo presupuestado? y ¿cuanto valor ya ha agregado al proyecto?, si no puede contestar a estas preguntas, revise su plan de Gestión de Costos y sus procesos de gestión, puede ser que se le esté generando un problema que no podrá controlar.
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