Gestionando el Tiempo del Proyecto

“Carlos es Gerente de un Proyecto para el lanzamiento de un nuevo producto en una empresa local. La fecha del evento esta cerca y los patrocinadores están cada vez más interesados en saber de su avance, por lo cual convocan a una reunión de revisión de status. En ella Carlos explica que el proyecto se encuentra retrasado, pero que de acuerdo al cronograma y utilizando algunos recursos de la contingencia, podrá entregar el proyecto a tiempo. Los patrocinadores del proyecto salen tranquilos de la reunión, pues Carlos, con las herramientas de gestión que maneja, ha dejado en claro que ha gestionado efectivamente el cronograma, pues, por la naturaleza del proyecto, él sabe que no es posible retrasar la fecha de entrega, y ha puesto el mayor de los cuidados en cumplir con el tiempo, aún sacrificando algo de recursos de la reserva.

En la fecha del lanzamiento, Carlos es felicitado por el éxito en la ejecución del proyecto, y los patrocinadores conversan entre ellos, que ahora tienen retos mayores para él, y harán que Carlos crezca en la jerarquía de la compañía.”

Sin duda Carlos es un buen Gerente de Proyecto, y es que, en los proyectos en que sabemos no es posible solicitar ampliación de plazos, como son los que están ligados a otros eventos específicos, como ferias, lanzamiento de productos, presentaciones por cambio de temporadas, etc., no podemos arriesgarnos a tener retrasos y El Plan de Gestión del Cronograma cobra mucho mayor importancia.

El Plan de Gestión del Cronograma es el documento que establece los criterios y las actividades para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. También es conocido como Plan de Administración del Cronograma. El detalle del documento dependerá de la naturaleza del proyecto, en el caso del Proyecto de Carlos, en el que el cumplimiento de plazos es indispensable debe ser ampliamente detallado.

Ahora, para tener una Gestión de Cronograma exitosa, debemos partir de una buena planificación. Inicie por desarrollar una lista de actividades, para ello puede tomar los paquetes de trabajo de la EDT y descomponer las actividades necesarias para poder desarrollar ese paquete de trabajo, asigne que atributos debe tener cada actividad, esto puede incluir, códigos, identificadores, actividades predecesoras y sucesoras, relaciones lógicas, adelantos, retrasos y necesariamente una descripción de la actividad.

Establezca la secuencia de actividades identificada, puede utilizar diagramas de red. Convoque a las personas que saben de la operación de las actividades del proyecto y asignen los recursos necesarios para su ejecución. Siempre es aconsejable que las bases de cálculo de los recursos sea incluida dentro del plan de gestión del cronograma.

Por otro lado, mientras este desarrollando las necesidades de recursos, consulte a los expertos que convocó, sobre la posible duración de las actividades. Busque data histórica de otros proyectos y genere estadística de los tiempos mas probables, optimistas y pesimistas, de esta forma puede mejorar la precisión de la duración de la actividad. Recuerde siempre pensar en tiempos de reserva, aunque aconsejamos nos asignarlo directamente a la actividad, sino sumar todo y aplicarlo al paquete de trabajo, de forma que no constituya una forma de estirar el tiempo del proyecto y solo sea utilizado en caso de contingencia.

Una vez que tenga todos los datos anteriores, recién esta en condiciones de desarrollar un buen cronograma y aplicar Ms Project u otros programas parecidos para administrar su cronograma.

Ya en ejecución, gestione el cronograma de forma constante, fije reuniones cortas de seguimiento semanal, que no duren más de 15 minutos, en las cuales indique las medidas correctivas a tomar de acuerdo a las características del proyecto especifico. Desarrolle informes de avance y mantenga informados a los interesados todo el tiempo, en muchas ocasiones, cuando tenemos retrasos, ellos son los que nos conseguirán recursos para poder intensificar la ejecución y comprimir el cronograma de ser necesario.

Acuérdese que gestionar adecuadamente el cronograma también impactará positivamente en la gestión del alcance, de los costos y por tanto asegurará cumplir con la calidad planificada para su proyecto.

Si desea mayores detalles sobre el tema, puede consultar el PMBOK® del PMI cuarta edición.